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📕 Lektion 18: Beim Amt — At the Government Office

🏛️ Welcome! In this lesson you'll learn how to deal with government offices (Amt) in German. How to request a form, apply for a passport, understand official opening hours, and use modal verbs (Modalverben) in formal contexts. An essential lesson for anyone living in or visiting Germany!

🎬 Lesson Video

1. 🏛️ New Words (Neue Wörter) — At the Government Office

Let's learn important words about government offices and official procedures. These words will be very useful if you need to visit an Amt in Germany.

🏢 The Place and People

German Pronunciation English
das Amt dahs AMT the government office / authority
der Beamte deer be-AM-tuh the civil servant (male)
die Beamtin dee be-AM-tin the civil servant (female)
der Bürger deer BUR-ger the citizen (male)
die Bürgerin dee BUR-ger-in the citizen (female)
der Sachbearbeiter deer ZAKH-bar-bye-ter the officer in charge (male)
die Sachbearbeiterin dee ZAKH-bar-bye-ter-in the officer in charge (female)

📄 Documents and Applications

German Pronunciation English
das Formular dahs for-moo-LAHR the form
der Antrag deer AHN-trahk the application (formal)
der Pass deer pahs the passport
der Ausweis deer OUS-vays the ID card
der Personalausweis deer per-zoh-NAHL-ous-vays the personal ID card
die Unterschrift dee UN-ter-shrift the signature
der Antragsteller deer AHN-trahk-shtel-er the applicant
das Dokument dahs doh-koo-MENT the document
die Bescheinigung dee be-SHY-nee-goong the certificate / proof
die Gebühr dee ge-BUHR the fee / charge

🕐 Practical Information

German Pronunciation English
der Schalter deer SHAL-ter the counter / window
die Öffnungszeiten dee UFF-noongs-tsy-ten the opening hours
die Sprechzeiten dee SHRERKH-tsy-ten the office hours / consultation times
das Anliegen dahs AHN-lee-gen the concern / matter
die Nummer dee NUM-mer the number (queue)
das Wartezeichen dahs VAR-te-tsy-khen the waiting number
der Termin deer ter-MEEN the appointment

⚠️ Important Adjectives

German Pronunciation English
zuständig tsoo-SHTEN-dikh responsible / in charge
gültig GUL-tikh valid
ungültig UN-gul-tikh invalid
kostenlos KOS-ten-lohs free of charge
gebührenpflichtig ge-BUHR-en-pflikh-tikh subject to a fee

💡 Tip: In Germany, most government offices require an appointment (Termin) in advance. You can book online or by phone. The word "Amt" refers to any government office: Bürgeramt (citizens' office), Ausländeramt (foreigners' office), Finanzamt (tax office).

2. ⚠️ Grammar: Modal Verbs (Modalverben) in Formal Contexts

In government offices, modal verbs are very important. Let's learn the four most commonly used ones in formal contexts.

🟢 müssen — must / have to

We use müssen at the Amt to express obligation — something you have to do.

Pronoun Conjugation Pronunciation
ich muss mooss
du musst moosst
er / sie / es muss mooss
wir müssen MUU-sen
ihr müsst muusst
sie müssen MUU-sen
Sie müssen MUU-sen

Examples: - Ich muss ein Formular ausfüllen. — I have to fill out a form. - Sie müssen den Antrag unterschreiben. — You must sign the application. - Wir müssen einen Termin machen. — We have to make an appointment.

🟢 dürfen — may / be allowed to

We use dürfen for permission or prohibition (with nicht).

Pronoun Conjugation Pronunciation
ich darf darf
du darfst darfst
er / sie / es darf darf
wir dürfen DUR-fen
ihr dürft durft
sie dürfen DUR-fen
Sie dürfen DUR-fen

Examples: - Hier dürfen Sie nicht parken. — You are not allowed to park here. - Darf ich hereinkommen? — May I come in? - Sie dürfen den Raum erst verlassen, wenn Sie aufgerufen werden. — You may not leave the room until you are called.

🟢 können — can / be able to

Pronoun Conjugation Pronunciation
ich kann kan
du kannst kanst
er / sie / es kann kan
wir können KUR-nen
ihr könnt kurnt
sie können KUR-nen
Sie können KUR-nen

Examples: - Können Sie mir bitte helfen? — Can you help me, please? - Ich kann den Antrag online stellen. — I can submit the application online. - Wo kann ich das Formular bekommen? — Where can I get the form?

🟢 sollen — should / be supposed to

Pronoun Conjugation Pronunciation
ich soll zol
du sollst zolst
er / sie / es soll zol
wir sollen ZOL-en
ihr sollt zolt
sie sollen ZOL-en
Sie sollen ZOL-en

Examples: - Sie sollen den Pass mitbringen. — You are supposed to bring your passport. - Was soll ich hier machen? — What am I supposed to do here? - Sie sollen das Formular in Druckbuchstaben ausfüllen. — You should fill out the form in block letters.

🗣️ Quick Comparison

Verb Meaning At the Amt
müssen must / have to You must sign the application.
dürfen may / be allowed to You may not smoke here.
können can / be able to You can pay online.
sollen should / be supposed to You should bring your ID.

💡 Remember: In a sentence, the modal verb is conjugated and goes in the second position. The main verb goes at the end of the sentence in the infinitive form. Example: Ich muss heute zum Amt gehen. (I have to go to the office today.)

3. 💬 Dialogue (Dialog) — At the Government Office

This is a conversation between Mr. Schmidt (citizen) and Ms. Weber (employee) at the Bürgeramt (Citizens' Office).

Part 1: Reception

Frau Weber: Guten Morgen! Sie sind Herr Schmidt, nicht wahr? Haben Sie einen Termin? (Good morning! You are Mr. Schmidt, right? Do you have an appointment?)

Herr Schmidt: Ja, guten Morgen. Ich habe um 10 Uhr einen Termin. (Yes, good morning. I have an appointment at 10 o'clock.)

Frau Weber: Gut, bitte nehmen Sie Platz. Ich bin gleich für Sie da. (Good, please take a seat. I'll be with you shortly.)

Part 2: Submitting the Application

Frau Weber: So, Herr Schmidt. Was ist Ihr Anliegen? (So, Mr. Schmidt. What is your concern?)

Herr Schmidt: Ich möchte einen neuen Reisepass beantragen. Mein Pass ist ungültig. (I would like to apply for a new passport. My passport is invalid.)

Frau Weber: Haben Sie Ihren alten Pass und Ihren Personalausweis dabei? (Do you have your old passport and your personal ID with you?)

Herr Schmidt: Ja, hier bitte. (Yes, here you are.)

Frau Weber: Danke. Dann müssen Sie dieses Formular ausfüllen und unterschreiben. (Thank you. Then you have to fill out this form and sign it.)

Herr Schmidt: Kein Problem. Wo muss ich unterschreiben? (No problem. Where do I have to sign?)

Frau Weber: Hier unten, bitte. Und hier müssen Sie Ihr Geburtsdatum eintragen. (Here at the bottom, please. And here you have to enter your date of birth.)

Part 3: Payment and Fees

Herr Schmidt: So, ich bin fertig. Was kostet der neue Pass? (So, I'm done. How much does the new passport cost?)

Frau Weber: Die Gebühr beträgt 60 Euro. Sie können bar oder mit Karte bezahlen. (The fee is 60 euros. You can pay in cash or by card.)

Herr Schmidt: Ich zahle mit Karte, bitte. (I'll pay by card, please.)

Frau Weber: Gut. Hier ist Ihre Quittung. Der neue Pass ist in etwa vier Wochen fertig. Sie können ihn hier abholen. (Good. Here is your receipt. The new passport will be ready in about four weeks. You can pick it up here.)

Herr Schmidt: Vielen Dank! Auf Wiedersehen! (Thank you very much! Goodbye!)

Frau Weber: Auf Wiedersehen, Herr Schmidt! (Goodbye, Mr. Schmidt!)

🧐 Questions about the conversation:

Question in German English
Hat Herr Schmidt einen Termin? Does Mr. Schmidt have an appointment?
Was möchte Herr Schmidt beantragen? What does Mr. Schmidt want to apply for?
Welche Dokumente braucht er? Which documents does he need?
Was muss Herr Schmidt machen? What does Mr. Schmidt have to do?
Wie viel kostet der neue Pass? How much does the new passport cost?
Wann ist der Pass fertig? When will the passport be ready?

✅ Answers:

  1. Yes, he has an appointment at 10 o'clock.
  2. He wants to apply for a new passport.
  3. He needs his old passport and his personal ID.
  4. He has to fill out a form and sign it.
  5. The passport costs 60 euros.
  6. The passport will be ready in about four weeks.

4. 📝 Exercises

Exercise 1: Complete the dialogue with the missing words 🏛️

Fill in the blanks with the correct words: (Formular — Termin — Anliegen — unterschreiben — Reisepass — Gebühr)

Frau Weber: Guten Morgen! Haben Sie einen (1) __?

Herr Schmidt: Ja, um 10 Uhr. Ich möchte einen neuen (2) __ beantragen.

Frau Weber: Was ist Ihr (3) __?

Herr Schmidt: Mein Pass ist ungültig.

Frau Weber: Dann müssen Sie dieses (4) __ ausfüllen und (5) __.

Herr Schmidt: Die (6) __ ist 60 Euro, richtig?

Frau Weber: Ja, genau.

✅ Answers:

(1) Termin | (2) Reisepass | (3) Anliegen | (4) Formular | (5) unterschreiben | (6) Gebühr

Exercise 2: Conjugate the modal verb in brackets ⚠️

  1. Ich __ (müssen) einen Antrag stellen.
  2. __ (dürfen) ich hereinkommen?
  3. Sie __ (sollen) Ihren Ausweis mitbringen.
  4. Wir __ (können) online bezahlen.
  5. Du __ (müssen) das Formular ausfüllen.
  6. Er __ (dürfen) nicht ohne Termin kommen.
  7. __ (können) Sie mir bitte helfen?
  8. Ihr __ (sollen) pünktlich sein.

✅ Answers:

  1. muss | 2. Darf | 3. sollen | 4. können | 5. musst | 6. darf | 7. Können | 8. sollt

Exercise 3: Arrange the words to form a correct sentence 🔀

  1. müssen / Ich / zum Amt / gehen → _____

  2. Sie / das Formular / unterschreiben / müssen → _____

  3. kann / Wo / ich / einen Termin / machen? → _____

  4. dürfen / Hier / Sie / nicht / parken → _____

  5. soll / Was / ich / machen? → _____

✅ Answers:

  1. Ich muss zum Amt gehen.
  2. Sie müssen das Formular unterschreiben.
  3. Wo kann ich einen Termin machen?
  4. Hier dürfen Sie nicht parken.
  5. Was soll ich machen?

Exercise 4: Translate the following sentences into German 🌍

  1. I have to fill out a form. → _____

  2. Can you help me, please? → _____

  3. Where is the counter? → _____

  4. This office is not responsible. → _____

  5. You are supposed to bring a valid passport. → _____

✅ Answers:

  1. Ich muss ein Formular ausfüllen.
  2. Können Sie mir bitte helfen?
  3. Wo ist der Schalter?
  4. Dieses Amt ist nicht zuständig.
  5. Sie sollen einen gültigen Pass mitbringen.

5. 🗣️ Lesson Vocabulary (Wortschatz)

German Pronunciation English
das Amt dahs AMT the government office
der Beamte / die Beamtin deer be-AM-tuh / dee be-AM-tin the civil servant (m/f)
der Bürger / die Bürgerin deer BUR-ger / dee BUR-ger-in the citizen (m/f)
das Formular dahs for-moo-LAHR the form
der Antrag deer AHN-trahk the application
der Pass deer pahs the passport
der Ausweis deer OUS-vays the ID card
die Unterschrift dee UN-ter-shrift the signature
die Öffnungszeiten dee UFF-noongs-tsy-ten the opening hours
der Schalter deer SHAL-ter the counter
die Gebühr dee ge-BUHR the fee
das Anliegen dahs AHN-lee-gen the concern / matter
zuständig tsoo-SHTEN-dikh responsible / in charge
der Termin deer ter-MEEN the appointment
das Dokument dahs doh-koo-MENT the document
ausfüllen OUS-fuul-en to fill out
unterschreiben UN-ter-shry-ben to sign
beantragen be-AHN-trah-gen to apply for
mitbringen MIT-bring-en to bring along
abholen AP-hoh-len to pick up

✅ Lesson Summary

What did you learn? Key Sentence
Office and staff names das Amt, der Beamte, der Bürger
Documents and applications der Antrag, das Formular, der Pass
Opening hours and counter die Öffnungszeiten, der Schalter
müssen (must/have to) You have to fill out a form.
dürfen (may/be allowed to) You may not park here.
können (can) Can you help me?
sollen (should/be supposed to) You should bring your passport.
Dialogue at the Amt "I would like to apply for a passport."

🎉 Great job! You finished Lektion 18! Now you can deal with the Amt in German, understand official procedures, and use modal verbs correctly! 👉 Next step: Go to the 📝 Übungsbuch exercises Lektion 18 and solve them to practice!

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